ระบบรับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) คือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับรับส่งเอกสาร หนังสือราชการ ระหว่างหน่วยงานภายในและภายนอกผ่านระบบอินเทอร์เน็ต

งานสารบรรณคืออะไร

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

“งานสารบรรณ” หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารเอกสาร  เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึง การทำลาย

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์คือ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า  การรับส่งข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ การติดต่อราชการนอกจากการจะดำเนินการ โดยหนังสือที่เป็นเอกสาร สามารถดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้  ในกรณีที่ติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุกครั้ง และให้ผู้รับแจ้งตอบรับ เพื่อยืนยันว่าหนังสือได้ จัดส่งไปยังผู้รับเรียบร้อยแล้ว และส่วนราชการผู้ส่งไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสาร เว้นแต่กรณีเป็นเรื่องสำคัญจำเป็นต้องยืนยันเป็นเอกสาร ให้ทำเอกสารยืนยันตามไปทันที

ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ พัฒนาสมบูรณ์แบบตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี

โดยมุ่งเน้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดต้นทุนในด้านการบริหารงานเอกสาร

·       ช่วยบันทึกความจำ ด้านทะเบียนเอกสารรับเข้า-ส่งออก ระหว่างหน่วยงานเพื่อประสานงานทั้งหน่วยงานภายใน /ภายนอก

·       สามารถติดตามผลการดำเนินงาน ตามที่สั่งการได้อย่างสะดวกมีประสิทธิภาพ

·       สามารถสั่งการ /อนุมัติทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ /สามารถแนบไฟล์เอกสารด้วยการ Scan 

·       สามารถจัดส่งไฟล์เอกสาร (Attach) ให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้หลายๆหน่วยพร้อมกันเพื่อความสะดวกรวดเร็วในการสั่งการ การเวียนเอกสาร และดำเนินงาน

·       ลดการใช้งานกระดาษ (ไม่ได้เลิกใช้) เพื่อประหยัดงบประมาณ / ลดการใช้ต้นไม้เพื่อผลิตกระดาษ และถือเป็นการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม พร้อมช่วยลดภาวะโลกร้อน

·       ลดการรอ เพื่อขอเข้าพบผู้บริหาร

·       เพื่อสร้างระเบียบการจัดการเอกสาร อย่างเป็นระบบ และเป็นมาตรฐานเดียวกัน

หน้าหลักของระบบรับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ประกอบด้วย

1.สถานะผู้ใช้งาน แจ้งสถานะว่าเป็นหน่วยงานใดกำลังใช้งานอยู่

2. เมนูหลักของระบบ

หน้าหลัก  เมื่อต้องการเริ่มต้นกิจกรรมใหม่ให้เข้าสู่หน้าหลัก

ค้นหาเอกสาร เมื่อต้องการค้นหาเอสารย้อนหลัง

พิมพ์รายงาน เมื่อต้องการพิมพ์รายงานออกเป็นรูปแบบสมุดทะเบียน

ออกจากระบบ เมื่อต้องการออกจากระบบ
3. ช่องสำหรับลงรับเอกสาร

ลงรับเอกสารจากตะกร้าระบบ Online เป็นตู้รับจดหมายหรือเอกสารที่มีผู้ส่งเข้ามาจากหน่วยงานที่ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยระบบจะแจ้งจำนวนเอกสารและรอให้เจ้าหน้าที่ลงรับเอกสาร

ลงรับเอกสารจากระบบอื่น เป็นการลงรับเอกสารจากหน่วยงานที่ไม่ได้ใช้งานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารตีกลับ เป็นช่องทางในการตรวจสอบเอกสารตีกลับจากหน่วยงานอื่นซึ่งเกิดข้อพลาดหรือเป็นเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานที่ส่งไป

4. ช่องสำหรับออกเลขทะเบียนส่ง

          ออกเลขทะเบียนส่ง เมื่อต้องการออกหนังสือราชการส่งไปยังหน่วยงานภายนอก

          ออกเลขคำสั่ง เมื่อต้องการออกหนังสือราชการส่งไปยังภายในหน่วยงาน

5. ช่องประวัติสมุดทะเบียน

          สมุดทะเบียนรับ หลังจากลงรับเอกสารแล้ว เอกสารและเลขทะเบียนลงรับจะถูกส่งมาเก็บไว้ใน สมุดทะเบียนรับ

สมุดทะเบียนส่ง หลังจากออกเลขทะเบียนส่งแล้ว ระบบจะส่งข้อมูลเลขทะเบียนและเอกสารมาเก็บไว้ใน สมุดทะเบียนส่ง

สมุดทะเบียนส่งภายใน หลังจากออกเลขคำสั่งแล้ว ระบบจะส่งข้อมูลเลขทะเบียนและเอกสารมาเก็บไว้ใน สมุดทะเบียนส่งภายใน

6. ช่องช่วยเหลือ

ดาวน์โหลดคู่มือ

ดาวน์โหลดโปรแกรม

·       เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานรับ-ส่ง หนังสือราชการ รับ-ส่ง

·       ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่ายค่าโทรสาร,โทรศัพท์ ค่าธรรมเนียมไปรษณีย์  ค่ายานพาหนะ,ค่าน้ำมัน ค่ากระดาษ,ค่าถ่ายเอกสาร

·       เก็บรวบรวม บันทึกข้อมูล/ เตือนความจำ /ค้นหาเอกสารและติดตามงานได้รวดเร็ว

·       ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร / ลดการใช้กระดาษ/แก้ปัญหาการสำเนาเอกสารซ้ำซ้อน

·       เอกสารไม่สูญหาย / ชำรุด

·       ลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นออก

·       เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากร และ พัฒนาระบบสารสนเทศในองค์กร

·       ใช้เทคโนโลยี เพื่อสร้างเสริมภาพพจน์ขององค์กร

·       ลดการรอ หรือ เข้าพบผู้บริหาร

·       ประหยัดงบประมาณ ค่าใช้จ่าย

·       สนับสนุนกิจกรรม 5 ส

·       ถือเป็นการบูรณาการด้านบริหารงานเอกสารสำนักงาน (e-Office GOV)

1.ระบบนี้มีความง่ายต่อการใช้งาน สามารถทำการบันทึกข้อมูลบุคลากรของหน่วยงานในองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นได้ครบถ้วนตามข้อกำหนดในแบบฟอร์มงานบุคคล

2.สามารถจัดเก็บประวัติข้อมูลส่วนตัว สังกัด ตำแหน่งงาน ข้อมูลการทำงาน และรายละเอียดที่อยู่ของบุคลากรได้อย่างถูกต้อง

3.สามารถจัดเก็บประวัติบุคลากรเกี่ยวกับตำแหน่งงานและเงินเดือน จัดทำรายงาน และสามารถพิมพ์ข้อมูลของบุคลากรได้อย่างถูกต้อง

4.สามารถจัดเก็บประวัติบุคลากรเกี่ยวกับการศึกษาและฝึกอบรม จัดทำรายงาน และสามารถพิมพ์ข้อมูลของบุคลากรได้อย่างถูกต้อง

5.สามารถจัดเก็บประวัติบุคลากรเกี่ยวกับการรับเครื่องราชอิสริยาภรณ์ จัดทำรายงาน และสามารถพิมพ์ข้อมูลของบุคลากรได้อย่างถูกต้อง

6.สามารถจัดเก็บประวัติบุคลากรเกี่ยวกับการลาและการกระทำผิดทางวินัย จัดทำรายงาน และสามารถพิมพ์ข้อมูลของบุคลากรได้อย่างถูกต้อง

7.สามารถจัดเก็บประวัติบุคลากรเกี่ยวกับความเชี่ยวชาญและความดีความชอบ จัดทำรายงาน และสามารถพิมพ์ข้อมูลของบุคลากรได้อย่างถูกต้อง

8.สามารถจัดทำรายงาน และสามารถพิมพ์ ใบ ก.พ. 7 ได้อย่างถูกต้อง

9.สามารถค้นหา รายชื่อบุคลากร และประวัติเกี่ยวกับตำแหน่งงาน เงินเดือน การทำงานของบุคลากรในหน่วยงานได้

10. มีระบบรักษาความปลอดภัยและกำหนดสิทธิการใช้งาน โดยผู้ใช้ทุกคนจะต้องมีชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน และจะต้องป้อนก่อนที่จะเข้าสู่โปรแกรม ทั้งนี้เพื่อต้องการบันทึกข้อมูลการเข้าใช้ระบบไว้ และสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา ถ้ามีความผิดพลาดเกิดขึ้น

1.       ระบบนี้มีความง่ายต่อการใช้งาน สามารถทำการบันทึกข้อมูลผู้ใช้น้ำได้ครอบคลุมทั้งตำบล

2.       การคำนวณค่าน้ำในแต่ละเดือนสามารถทำได้ง่าย เพียงแต่ป้อนหมายเลขสมาชิกผู้ใช้น้ำและเลขมิเตอร์น้ำที่อ่านมาได้ในเดือนปัจจุบันเท่านั้น

3.       การพิมพ์ใบเสร็จรับเงินสามารถพิมพ์ได้ทั้งแบบเลือกเพียงหนึ่งใบ หรือแบบเลือกพิมพ์เป็นช่วง

4.       ในกรณีที่ไม่สามารถเก็บเงินค่าน้ำจากสมาชิกได้ ระบบได้รองรับให้มีการป้อนใบเสร็จที่ไม่สามารถเก็บเงินได้ เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการคำนวณค่าน้ำในเดือนถัดไป

5.       ในกรณีที่สมาชิกผู้ใช้น้ำ นำเงินมาชำระค่าน้ำภายหลัง ระบบก็รองรับให้สามารถชำระเงินได้

6.       การรายงานสรุปยอดค่าน้ำ สามารถกำหนดเงื่อนไขต่าง ๆ ในรายงานได้อย่างอิสระ เช่น เลือกรายงานเป็นหมู่บ้าน เลือกรายงานเป็นเดือน เป็นต้น

7.       การรายงานยอดค้างจ่ายค่าน้ำ ก็สามารถทำได้เช่นเดียวกับในข้อ 6

8.       การรักษาความปลอดภัยของระบบ ได้ออกแบบมาให้ผู้ใช้ทุกคนจะต้องมีชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน และจะต้องป้อนก่อนที่จะเข้าสู่โปรแกรม ทั้งนี้เพื่อต้องการบันทึกข้อมูลการเข้าใช้ระบบไว้ และสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา ถ้ามีความผิดพลาดเกิดขึ้น

1.  เป็นเครื่องมือในการควบคุมการฝากและถอนเงิน

2. ได้ข้อมูลการทำธุรกิจระหว่างกองทุนกับสมาชิก

3. ใช้ข้อมูลทางบัญชี  ในการควบคุมงานประเมินผลการปฏิบัติงานและวางแผนการดำเนินงานให้ดียิ่งขึ้น

4. ได้รายงานทางบัญชีที่ถูกต้อง แสดงฐานะการเงินและผลการดำเนินงาน เพื่อใช้เป็นหลักในการจัดสรรกำไร

1. เมนูข้อมูลสมาชิก ประกอบด้วย บัญชีผู้ฝาก  บัญชีผู้กู้ และ กรรมการ

2. เมนูจัดการบัญชี/ดอกเบี้ย ประกอบด้วย เปิด/ปิดบัญชีผู้ฝาก  เปิด/ปิดบัญชีผู้กู้ ชำระค่าธรรมเนียม ฝากเงิน/ถอนเงิน  คำนวณดอกเบี้ย และคำนวณเงินปันผล

3. เมนูรายงาน ประกอบด้วยรายงานต่างๆ เช่น  รายงานสรุปการเปิด/ปิดบัญชีผู้ฝาก  สรุปเปิด/ปิดบัญชีเงินกู้ สรุปชำระค่าธรรมเนียม สรุปฝากเงิน/ถอนเงิน  รายการดอกเบี้ย  ยอดรวมเงินฝาก ยอดรวมเงินกู้ สมุดบัญชีผู้ฝาก สมุดบัญชีผู้กู้ และรายการชำระเงินกู้

4. เมนูจัดการผู้ดูแลระบบ ประกอบด้วย  ผู้ใช้งานระบบ และผู้ดูแลระบบ

5. เมนูข้อมูลพื้นฐาน ประกอบด้วยเมนูสำหรับการตั้งค่าระบบ เช่น ชื่อกองทุน ชื่อชุมชน ยอดเงินสถาบันคงเหลือ รายการธรรมเนียม อัตราดอกเบี้ยเงินฝาก อัตราดอกเบี้ยเงินกู้ ประเภทการกู้ วัตถุประสงค์การกู้  และคำนำหน้าชื่อ

6. เมนูแบบฟอร์ม ประกอบด้วยเมนูสำหรับพิมพ์แบบฟอร์มต่างๆ เช่น สมุดบัญชี ใบนำส่งฝากออมทรัพย์ ใบถอนออมทรัพย์ รายชื่อบัญชีผู้ฝาก และสัญญาเงินกู้

เนื่องจากการให้บริการ รับ-ส่งข้อความสั้น SMS (Short Message Service) ที่ได้พัฒนาและออกแบบระบบโปรแกรมสำหรับให้บริการ SMS ครบวงจร ทั้งระบบส่งออกทางเดียว และระบบสองทาง  (อินเตอร์แอคทีฟ) ที่สามารถตอบกลับมายังผู้ส่งได้ทันที และสามารถเรียกดูรายการ  ผ่านระบบออนไลน์ได้ตลอด 24 ชั่วโมง ได้รับความเชื่อถือในประสิทธิภาพของระบบและคุณภาพการบริการ    ทั้งจากหน่วยงานภาครัฐและภาคธุรกิจต่าง  ๆ  จำนวนมาก    สามารถส่งข้อความได้ทุกระบบทุกเครือข่ายในประเทศไทย(AIS, DTAC, Ture, Hucth, ThaiMobile)

การใช้ "เอสเอ็มเอส" ในโรงเรียน (Schools-SMS) เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างโรงเรียน ครู ผู้ปกครอง และนักเรยน รายงานพฤติกรรมของลูกหลานระหวางอยู่ในโรงเรียนเพื่อให้ผู้ปกครองและโรงเรียนได้ใช้ฐานข้อมูลเดียวกันในการรวมกันสอดส่อง ดูแล และปกป้องบุตรหลาน    บุตรหลานตั้งใจเรียน  หรือ มีพฤติกรรมที่ไม่ดีอย่างไร    ตลอดจนเป็นการสื่อสารประชาสัมพันธ์กิจกรรมต่างๆ ของทางโรงเรียน ให้ผู้ปกครองทราบ

ระบบจัดการข้อความ SMS เพื่อการสื่อสารสำหรับโรงเรียน Short Message Management for School Communications System เพื่อจัดระบบเพื่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ และนำฐานข้อมูลมาใช้ในการติดต่อสื่อสารผ่านระบบโทรศัพท์เคลื่อนที่ ผู้ปกครองนักเรียน คณาจารย์ และบุคลากรที่เกี่ยวข้อง เช่น แจ้งการมาโรงเรียนสาย ข่าวการสอบ ข่าวการปิดโรงเรียนกระทันหัน  ข่าวภัยธรรมชาติ หรือข่าวอื่นๆที่เกี่ยวข้องและเป็นการสร้างภาพลักษณ์และความเชื่อมั่นให้นักเรียน ผู้ปกครอง และผู้บริหารระดับสูงที่เกี่ยวข้อง

-  แจ้งวันหยุดเรียนในโอกาสต่าง ๆ และวันปิดเทอม,เปิดเทอมผ่านระบบ SMS

-   แจ้งผลการเรียนของนักเรียน ผลการสอบประจำภาคการเรียนต่างๆให้ผู้ปกครอง หรือนักเรียนทราบ ผ่านระบบ SMS

-   แจ้งข้อมูลข่าวสารต่างๆ ของทางโรงเรียนให้ผู้ปกครองนักเรียนและองค์กรอื่นๆ ทราบ

-   ส่ง SMS เป็นจดหมายเวียนให้ผู้ปกครองทราบเป็นรายบุคคล หรือเป็นกลุ่ม 

-  แจ้งผู้ปกครองทราบนักเรียนไม่มาโรงเรียนปกติ

 - แจ้งพฤติกรรมนักเรียนที่เป็นปัญหา และผลงานดีเด่นของนักเรียนให้ผู้ปกครองทราบ

-  แจ้งกิจกรรมของนักเรียนให้ผู้ปกครองทราบก่อนและหลังเลิกเรียน

-  แจ้งช่วงวัน-เวลาการสอบประจำภาคเรียนต่าง ๆ

-   แจ้งนัดหมายการประชุมครู ผู้ปกครอง ผ่านระบบ SMS และสามารถยืนยันตอบกลับมาทาง SMS

-   แจ้งข่าวสารภายในหน่วยงานและระหว่างองค์กร ผ่านระบบ SMS และสามารถตอบกลับมาทาง SMS

-   แจ้งเตือนวันลงทะเบียนเรียน  หรือสามารถลงทะเบียนเรียนผ่านระบบ SMS

-   สามารถส่งเสรมการเรียนรู้ให้นักเรียนในการส่งแบบทดสอบ และให้นักเรียนส่งคำตอบผ่านทาง SMS

-   สามารถรับฟังหรือรวมแสดงความคิดเห็นของผู้ปกครองผ่านระบบ SMS

1. ส่งข้อความผ่านระบบเครือข่ายเว็บไซต์ได้ทุกสถานแห่งที่ที่มี INTERNET

2. ส่งข้อความเข้าโทรศัพท์มือถือได้ทุกระบบในประเทศไทย

3. ส่งข้อความเป็นรายบุคคล รายกลุ่ม รายระดับชั้น

4. ตั้งเวลาล่วงหน้าส่งข้อความอัตโนมัติ

5. บันทึกฐานข้อมูลไม่จำกัดจำนวน

6. ตั้งระบบให้เห็นเบอร์โทรศัพท์ผู้ส่งเป็นหมายเลขโทรศัพท์ของโรงเรียนได้

7. มีระบบการรายงานการส่ง เป็นวันเดือน ปี และสำเร็จ หรือไม่สำเร็จ

8. ระบบไม่มีค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง ค่าแรกเข้า ทางโรงเรียนไม่ต้องลงทุนเพิ่มเกี่ยวกับอุปกรณ์แต่อย่างใด สามารถใช้งานได้ทันที