ระบบรับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) คือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับรับส่งเอกสาร หนังสือราชการ ระหว่างหน่วยงานภายในและภายนอกผ่านระบบอินเทอร์เน็ต

งานสารบรรณคืออะไร

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

“งานสารบรรณ” หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารเอกสาร  เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึง การทำลาย

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์คือ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า  การรับส่งข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ การติดต่อราชการนอกจากการจะดำเนินการ โดยหนังสือที่เป็นเอกสาร สามารถดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้  ในกรณีที่ติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุกครั้ง และให้ผู้รับแจ้งตอบรับ เพื่อยืนยันว่าหนังสือได้ จัดส่งไปยังผู้รับเรียบร้อยแล้ว และส่วนราชการผู้ส่งไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสาร เว้นแต่กรณีเป็นเรื่องสำคัญจำเป็นต้องยืนยันเป็นเอกสาร ให้ทำเอกสารยืนยันตามไปทันที

ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ พัฒนาสมบูรณ์แบบตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี

โดยมุ่งเน้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดต้นทุนในด้านการบริหารงานเอกสาร

·       ช่วยบันทึกความจำ ด้านทะเบียนเอกสารรับเข้า-ส่งออก ระหว่างหน่วยงานเพื่อประสานงานทั้งหน่วยงานภายใน /ภายนอก

·       สามารถติดตามผลการดำเนินงาน ตามที่สั่งการได้อย่างสะดวกมีประสิทธิภาพ

·       สามารถสั่งการ /อนุมัติทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ /สามารถแนบไฟล์เอกสารด้วยการ Scan 

·       สามารถจัดส่งไฟล์เอกสาร (Attach) ให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้หลายๆหน่วยพร้อมกันเพื่อความสะดวกรวดเร็วในการสั่งการ การเวียนเอกสาร และดำเนินงาน

·       ลดการใช้งานกระดาษ (ไม่ได้เลิกใช้) เพื่อประหยัดงบประมาณ / ลดการใช้ต้นไม้เพื่อผลิตกระดาษ และถือเป็นการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม พร้อมช่วยลดภาวะโลกร้อน

·       ลดการรอ เพื่อขอเข้าพบผู้บริหาร

·       เพื่อสร้างระเบียบการจัดการเอกสาร อย่างเป็นระบบ และเป็นมาตรฐานเดียวกัน

หน้าหลักของระบบรับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ประกอบด้วย

1.สถานะผู้ใช้งาน แจ้งสถานะว่าเป็นหน่วยงานใดกำลังใช้งานอยู่

2. เมนูหลักของระบบ

หน้าหลัก  เมื่อต้องการเริ่มต้นกิจกรรมใหม่ให้เข้าสู่หน้าหลัก

ค้นหาเอกสาร เมื่อต้องการค้นหาเอสารย้อนหลัง

พิมพ์รายงาน เมื่อต้องการพิมพ์รายงานออกเป็นรูปแบบสมุดทะเบียน

ออกจากระบบ เมื่อต้องการออกจากระบบ
3. ช่องสำหรับลงรับเอกสาร

ลงรับเอกสารจากตะกร้าระบบ Online เป็นตู้รับจดหมายหรือเอกสารที่มีผู้ส่งเข้ามาจากหน่วยงานที่ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยระบบจะแจ้งจำนวนเอกสารและรอให้เจ้าหน้าที่ลงรับเอกสาร

ลงรับเอกสารจากระบบอื่น เป็นการลงรับเอกสารจากหน่วยงานที่ไม่ได้ใช้งานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารตีกลับ เป็นช่องทางในการตรวจสอบเอกสารตีกลับจากหน่วยงานอื่นซึ่งเกิดข้อพลาดหรือเป็นเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานที่ส่งไป

4. ช่องสำหรับออกเลขทะเบียนส่ง

          ออกเลขทะเบียนส่ง เมื่อต้องการออกหนังสือราชการส่งไปยังหน่วยงานภายนอก

          ออกเลขคำสั่ง เมื่อต้องการออกหนังสือราชการส่งไปยังภายในหน่วยงาน

5. ช่องประวัติสมุดทะเบียน

          สมุดทะเบียนรับ หลังจากลงรับเอกสารแล้ว เอกสารและเลขทะเบียนลงรับจะถูกส่งมาเก็บไว้ใน สมุดทะเบียนรับ

สมุดทะเบียนส่ง หลังจากออกเลขทะเบียนส่งแล้ว ระบบจะส่งข้อมูลเลขทะเบียนและเอกสารมาเก็บไว้ใน สมุดทะเบียนส่ง

สมุดทะเบียนส่งภายใน หลังจากออกเลขคำสั่งแล้ว ระบบจะส่งข้อมูลเลขทะเบียนและเอกสารมาเก็บไว้ใน สมุดทะเบียนส่งภายใน

6. ช่องช่วยเหลือ

ดาวน์โหลดคู่มือ

ดาวน์โหลดโปรแกรม

·       เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานรับ-ส่ง หนังสือราชการ รับ-ส่ง

·       ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่ายค่าโทรสาร,โทรศัพท์ ค่าธรรมเนียมไปรษณีย์  ค่ายานพาหนะ,ค่าน้ำมัน ค่ากระดาษ,ค่าถ่ายเอกสาร

·       เก็บรวบรวม บันทึกข้อมูล/ เตือนความจำ /ค้นหาเอกสารและติดตามงานได้รวดเร็ว

·       ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร / ลดการใช้กระดาษ/แก้ปัญหาการสำเนาเอกสารซ้ำซ้อน

·       เอกสารไม่สูญหาย / ชำรุด

·       ลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นออก

·       เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากร และ พัฒนาระบบสารสนเทศในองค์กร

·       ใช้เทคโนโลยี เพื่อสร้างเสริมภาพพจน์ขององค์กร

·       ลดการรอ หรือ เข้าพบผู้บริหาร

·       ประหยัดงบประมาณ ค่าใช้จ่าย

·       สนับสนุนกิจกรรม 5 ส

·       ถือเป็นการบูรณาการด้านบริหารงานเอกสารสำนักงาน (e-Office GOV)